專業活動策劃

 

 

1. 訂立活動推廣目標

活動的性質很大程度取決於推廣目標。例如，客戶最近推出了新產品，並希望透過舉辦活動讓傳媒和大眾更深入了解該產品。在這種情況下，品牌可以考慮舉辦產品發佈會，並邀請傳媒和潛在顧客參與活動。公關公司在了解客戶的推廣目標後，會建議合適的活動類型。

2. 策劃與籌備

公關公司與品牌代表合作，討論活動的目標、主題、日期、地點和預算等。公關公司會確定發佈會的規模、受邀嘉賓名單以及需要的設備和資源。

3. 活動宣傳

確定活動日期後，公關公司會開始進行宣傳活動，包括發送邀請函給傳媒、潛在顧客和合作夥伴，並在各種媒體渠道上宣傳活動消息。

4. 活動場地佈置

在現今相片和影片當道的時代，要加深活動的記憶點必須要有獨一無二的賣點。當中活動佈置為最重要一環，公關團隊會根據活動主題構思場地佈置，讓傳媒和一眾嘉賓能有更多賣點為活動進行宣傳。

5. 嘉賓接待及傳媒、網紅邀請

公關團隊會根據活動性質邀請合適的傳媒、網紅、嘉賓出席活動。客戶可透過傳媒和網紅的出席，爭取相關曝光率，為品牌建立知名度和正面形象。在活動當天，工作人員會接待嘉賓，包括媒體代表、行業專家、合作夥伴和潛在顧客。公關團隊會提供註冊、簽到和領取活動資料的服務。

6. 主持與演講

活動主持人會開場並介紹品牌代表，他們將進行演講，介紹產品的特點、創新之處和優勢。演講可能會包括視頻播放、投影片展示和實物示範。

7. 產品展示與互動

在發佈會上，品牌代表會展示產品，並通過實物樣品、演示和互動環節來讓參與者更深入了解產品的功能和用途。他們可能還提供試用機會，讓參與者親身體驗產品。

8. 媒體採訪和報導

媒體代表將有機會進行採訪或與品牌代表進行對話，以獲取更多關於產品的信息。這些採訪和報導有助於將產品的資訊傳達給更廣泛的受眾。

9. 紀念品和禮物

在活動結束時，品牌可能會提供紀念品或禮物給參與者，作為對他們參與的感謝和記念。

以上僅為一般的產品發佈會流程，實際流程可能因品牌需求和活動規模而有所不同。公關公司會根據品牌的目標和要求，量身定制活動策劃，以確保活動能夠成功達到推廣效果。

有些客戶希望藉着舉行品牌活動時，除了為品牌增加曝光率和討論度外，也希望透過邀請傳媒採訪來為品牌建立媒體曝光率。

公關公司其中一個職責就是為客戶的品牌或產品尋找一個合適的新聞角度，並邀請媒體為該品牌和產品進行報道或採訪。此理念亦可以應用到活動之上，不過有多項因素需要考慮包括：

1. 活動性質及內容
   • 活動性質及內容需要有一定吸引性或討論度才能夠吸引媒體前來採訪，當中公關便需要為品牌或產品構思新聞角度，從而順利邀請媒體前來採訪。
2. 活動嘉賓
   • 活動嘉賓是其中一項能夠吸引媒體前來採訪的主要原因。如果活動內有社會界名人或藝人會更容易吸引到媒體前來採訪。
3. 活動時間和地點
   • 媒體編輯會否前來活動採訪亦取決於活動的時間和地點。需知道編輯們一天內需要出席不同的活動和採訪，時間和地點的方便性對他們尤其重要。建議活動可安排與較方便地區，例如港島及九龍區，時間上亦盡量避免太早或太晚。
4. 當日其他活動
   • 如果當日同時段或同地區有其他活動，或許有機會影響到媒體編輯前來採訪的可能性。

公關公司會根據活動的各項可行性，為活動建立媒體採訪名單並進行邀請，並提供新聞角度和品牌、產品介紹等資料，為品牌爭取最大的媒體曝光率。